Fastighetssystem för förvaltning och underhåll

Pondus Pro har väl utvecklade administrationsfunktioner med stora anpassningsmöjligheter till varje verksamhetsbehov. Inom administrationsdelen hanteras såväl språk och menyer, som säkerhet och behörighet för olika typer av användare.

Pondus Pro levereras på både svenska och engelska, men kan vid önskemål byggas ut för att hantera även andra språk. Språket kan även anpassas för varje enskild användare, så att olika individer i organisationen kör systemet på olika språk. Man har dessutom möjlighet att ändra namn på knappar och ledtexter för ytterligare anpassning.

I Pondus Pro kan ni bygga era egna dokumentstrukturer. Ditt digitala original ligger på ett ställe oavsett hur det visas i olika sammanhang. Användare med behörighet att ändra i originalen kan göra det med hög säkerhet genom versionshantering och in-/utcheckning.

Rättigheter kan sättas på enskilt dokument eller ärvas från en överliggande nivå. Dokumenttyper kan skapas med sökbara metadatafält.

Med hjälp av Pondus Pro verktygslåda, lägger Ni enkelt in er organisations befintliga ärendeprocesser. Detta sker i ett användarvänligt gränssnitt, där man enkelt binder samman grafiska funktioner för att uppnå önskad händelsekedja.

Hantering av felanmälningar, tillsyner, underhåll, besiktningar eller andra händelser blir därför hanterade lika tillförlitligt varje gång – anpassat just för Er organisation.

För att smidigt kunna titta på sina jobb och utläsa status används Pondus Pro ärendetavla. Vill man även specialbevaka särskilda ärenden, finns Pondus Pro bevakningsfunktion.

Analys och Sök är en mycket kraftfull sökmotor som hjälper dig att leta reda på önskvärd information.

Tack vare att alla poster i Pondus Pro är sökbara, hittar du med hjälp av Analys och Sök snabbt den information du söker!

Du kan begränsa din sökning med urvalsfilter och/eller låta sökning ske enbart mot en viss del av systemet. Resultatet redovisas överskådligt i kategorier där tekniska uppgifter, dokument och ärenden listas.

Planerat underhåll är utvecklad för förvaltare, planeringsansvariga och de som behöver underhållsplaner och planeringsverktyg. Här skapas underhållsåtgärder där man budgeterar, prognostiserar, aktiverar, beställer och håller koll på utfall gentemot inkomna fakturor. Ni får prognoser med möjlighet att överblicka långa tidsperioder.

På ett enkelt sätt kan Ni följa upp och flytta kostnader och aktiviteter under en löpande period. Prioritering av underhållsåtgärder och planering av inköp/upphandling är enkelt att utföra.

Felavhjälpande underhåll registrerar och planerar inkommande felanmälningar.

En felanmälan kan generera en arbetsorder som förmedlas till berörda resurser via skrivare, fax, e-post, SMS, handdator eller PDA – Ni bestämmer själva hur ärenden skall hanteras.

En planeringstavla med kalenderfunktion förenklar planering av alla ärenden och ger snabb uppföljning och status på alla felanmälningar och uteliggande jobb. Kvittering av utförda arbeten kan sedan genereras via skrivare, fax eller e-post.

Alla registreringar tilldelas ett ordernummer som enkelt kan kopplas till externa beställningar med hantering av kostnadsställe, kostnadsslag och projektnummer.

Ett stort antal rapporter finns också att tillgå som ger er kostnader med nyckeltal och statistik för en mängd olika urvalsparametrar.

Pondus pro lägenhetsbesiktning hanteras enkelt via bärbar dator eller platta. Lägg beställning eller felanmälan direkt i besiktningsärendet.

Bifoga bilder på skador och gjorda noteringar syns även på nästa besiktning.

Protokoll med sammanställning av prissatta åtgärder för hyresgäst, inflyttad och avflyttad. Signering direkt på skärm och e-post av signerat protokoll i PDF format.

I modulen besiktningsbevakning håller ni kontroll på era besiktningspliktiga utrustningar. Här finns funktioner som gör att ni snabbt och enkelt kan få fram vilka besiktningar som skall utföras inom ett visst intervall.

Besiktningsmodulen ger överblick över “besiktningsstatus” för all utrustning, till exempel om besiktningen var godkänd eller inte, när nästa besiktning skall utföras och så vidare. Gamla besiktningar kan lagras i en historiktabell där även inskannade besiktningsprotokoll kan lagras.

Som standard finns besiktningstyperna:

• Hissar
• Tryckkärl
• Portar
• Rulltrappor
• OVK (Obligatorisk ventilationskontroll)
• El-revision
• Garantibesiktning

Användaren kan dessutom fritt ta bort och lägga till egna besiktningstyper.

Mail om kommande besiktning kan genereras med automatik, styrd av bevakningsdag.

I modulen ingår även en smidig rapportgenerator där det är möjligt att ställa in önskade urval till de rapporter man vill skriva ut.

I och med att systemet är webbaserat kan man enkelt släppa in externa entreprenörer, besiktningsorgan som kan hämta och kvittera besiktningspliktig utrustning samt ladda upp de senaste besiktningsprotokollen som dokument.

Med Hyresgästfelanmälan kan hyresgäster via en separat portalingång logga in med ett personligt lösenord. Där kan dom göra felanmälningar generellt på lägenheten eller på en specifik artikel, ange felkategori på felet så ärendet skickas till rätt resurs i Pondus Pro direkt. Samt få en överblick på tidigare ärenden och dess historik. Som resurs kan man även skicka meddelanden direkt till hyresgästen via e-post eller sms.

En egen ärendetyp för uppföljning och debitering av s.k. ÄTOR. Här registreras extraarbeten som kan uppstå i samband med t.ex. en kundbeställning. Det blir enklare att särskilja på vad som beställt och vad avser ett extraarbete i samband med en beställning.

Hur en ÄTA-arbetsorder skall hanteras bestämmer ni själva med hjälp av ärendeprocessen. Alla registreringar tilldelas ett ordernummer och hanteras som ett normalt ärende. En ÄTA kan kopplas till flertalet andra ärendetyper såsom beställningar, felanmälningar planerad underhålls beställning, projektärende m.fl.

Fakturering av ÄTOR sker på samma sätt som för de andra debiterbara ärendetyperna och det går bra att samfakturera ÄTOR tillsammans med kundens övriga ärenden.

Det är också möjligt att använda Pondus Pro de gånger man inte har tillgång till en dator med internetuppkoppling. Med Pondus Pro Mobilapp kan du ladda ner dina jobb i din smartphone/surfplatta och arbeta med ärenden även när nätverksanslutning saknas.

Med appen kan man hantera ärenden, skapa felanmälningar och lista detaljerad information rörande objekt.

Finns tillgänglig för både iOS och Android.

Appen har stöd för följande funktioner:

• Felavhjälpande underhåll
• Hyresgästfelanmälan
• Tillsyn & skötsel
• Besiktningsärende
• Planeratunderhållsinventering
• Projektärende
• Extraarbete
• Tidrapportering
• Mediauppföljning
• Kundbeställning

Pondus Pro kontraktshantering hanterar olika typer av uthyrningsobjekt som – bostäder, lokaler, bilplatser, garage, fritidshus, tomträtter, arrenden, osv.

Kontraktsutskrift med dels egendefinierade mallar men även integration mot “Fastighetsägarnas Dokument” ett webbaserat dokumentsystem för en mängd avtalsmallar där ni alltid har tillgång till de senaste avtalsversionerna från Fastighetsägarna.

Integration mot ett ekonomisystem. Avier/fakturor genereras i Pondus och skickas digitalt till ekonomisystemet för utskrift.

• Debitera månadsvis, kvartal, halvår eller årvis.
• Hyresändringar för både hyra och tillägg.
• Indexuppräkning med automatik.
• Hantering av blockförhyrning, flera hyrobjekt per kontrakt huvudkontrakt.
• Förvaltningsbolag med egna nummerserier och kontoplaner.
• Bevakning av tidsbundna kontrakt, e-post.
• Rapportutskrifter till Word, Excel, PDF.

Hanterar alla typer av externa leverantörskontrakt som kan ingå i Er verksamhet. Ni får bra kontroll på avtalstider, uppsägningstider, förlängningstider samt bevakningsmånader eller bevakningsdag.

En grafisk kalenderfunktion visar status på alla löpande kontrakt med kontraktstid, handläggningstid, sista bevakningsvecka samt förlängningstid.

• Varningar genereras när ett avtal skall sägas upp eller förlängas.
• Inskannade avtal, ett eller flera kan kopplas till respektive avtalsregistrering.
• Information om avtalskostnader per period och år kan presenteras på rapporter.
• Blanketter för uppsägning av avtal genereras ur systemet.

Pondus pro Larm modul loggar inkommande incidenter från uppkopplade larmsensorer och skapar arbetsordrar. Notifierar även automatiskt via e-post och SMS enligt uppsatta processer för varje larmpunkt.

Pondus Pro tidredovisning för personal i fält håller koll på när en resurs checkar in och ut i sin mobila app. En resurs kan enkelt föra tid i appen där tid från arbetsorder hamnar med automatik i tidredovisning. Resursen kan enkelt påföra andra tidstyper för att fylla sin dag, typ läkarbesök eller annan frånvaro.

För dig som handläggare hanteras tidredovisningen via ett översiktligt gränssnitt för alla dina resurser och visar arbetad tid, normaltid, fakturerad tid samt debiteringsgrad för varje resurs. Tidredovisningen visar kalenderdagar efter fritt intervall.

Pondus Pro köhantering hanterar alla typer av lediga objekt som lägenheter, garage, lokaler, bilplatser och båtplatser. Sortering av sökande efter kötid och gjorda val.

Varje objekt har sin egen session där ni kan erbjuda till flera sökanden samtidigt. Skapa kontrakt direkt vid ja svar. Sökande kan registrera sig via personlig sida.

Personlig sida är en öppen portal där era hyresgäster eller bostadssökande kan registrera sig. Väl inloggad kan användarna göra intresseanmälningar baserat på antal rum och läge, detta hanteras smidigt i kösystemet där det finns separata kötider för olika typer av objekt som lägenheter, lokaler eller bilplats. Som hyresgäst kan man även göra felanmälningar samt få en överblick och historik på sina tidigare ärenden m.m.

Mediauppföljning möjliggör en bevakning av energi och medieanvändning ur ett tekniskt/ekonomiskt perspektiv. Modulen registrerar, bearbetar och presenterar data från olika mätare.

Programmet ger underlag för jämförande analyser och för tidigt prognostisering av årsförbrukning. Ifall något mätresultat skulle vara avvikande larmar systemet användaren.

Resultatet presenteras som tabeller eller diagram. Systemet levereras med färdiga standardrapporter, men kan enkelt kompletteras via rapportgeneratorn. Dessa rapporter kan sedan enkelt prenumereras på via e-post enligt valfri tidsmall.

Pondus Pro mediauppföljning stödjer även export av statistik för eNyckeln. Både export i filformat och automatisk uppladdning via eNyckelns webservice stöds.

Utvecklingen av energi och mediauppföljningsmodulen utgör Umefasts största miljöaspekt för vårt miljöarbete med ISO 14001.

• Normalårskorrigering
• Graddagar
• Energiindex
• Energisignatur

Hanterar upplägg av låssystem samt utlåning av nycklar och knippor, korttidslån med påminnelser. Nyckelkvittenser samt historik på borttappat, skrotat återfunnen, återlämnad och utlånad.

Beställningsärenden från kund ger kontroll på status av utförda arbeten och leveranser.

Skapa beställningar till olika leverantörer ger status på leveranser enligt uppsatta processer.

Portal för BRF-föreningar med status på ärenden, extra arbeten, dokument, planerat underhåll. Besiktningar och status på planerade kontroller.

Portal för kommunala verksamheter som vill få sammanställd information om dokument, besiktningar och ärenden i sina lokaler.